Skanfonds – Jaarverslag 2012

Magazine cover

Van indienen tot evalueren

Jaarlijks toetst Ernst & Young met een steekproef of we de procedures zorgvuldig hebben bewandeld. Veertig projecten worden op die manier doorgelicht. In 2012 zijn er geen punten aan de oppervlakte gekomen die om een verbetering van de procedure vragen. Toch kan er ondanks alle zorgvuldigheid altijd iets misgaan in het contact met de aanvrager. Komt dat voor, dan gaan we met de klagende partij in overleg. In 2012 heeft Skanfonds geen officiële klachten ontvangen.

Klachtenprocedure

Binnen zes weken na ontvangst van de afwijzing, kan de aanvrager eenmalig een verzoek tot heroverweging indienen. Voorwaarde is wel dat de aanvrager nieuwe feiten of argumenten aanvoert. Is dat het geval, dan nemen we de aanvraag opnieuw in behandeling.

Als er sprake is van een bestuursbesluit, is een verzoek tot heroverweging niet meer mogelijk.

Bezwaar maken

Het kan zijn dat de aanvraag niet door de screening komt. Dan gaat er zo snel mogelijk een afwijzingsbrief naar de aanvrager. In die brief geven we zorgvuldig aan waarom we tot dit besluit zijn gekomen.

Een afwijzing krijgen

We willen graag weten wat voor resultaten er zijn bereikt met onze projecten en wat we daarvan als fonds kunnen leren. Daarom bezoeken we zo vaak als mogelijk de projecten en organisaties die we steunen. Ook vragen we regelmatig een inhoudelijk rapportage op. Gaat het om een meerjarenaanvraag, dan verzoeken we na afloop van elk jaar om een inhoudelijke en financiële verantwoording.

Ook zetten we jaarlijks onder circa twintig projecten een zelfevaluatie uit. Aan de hand van een evaluatieformulier van Skanfonds, delen de aanvragers hun ervaringen. We willen bijvoorbeeld weten wat goed en wat minder goed ging. En ook wat de resultaten zijn van het project.

Van die evaluatie hebben we geleerd dat het belangrijk is dat aanvragers zo concreet mogelijk hun doelen formuleren. Liefst SMART: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdgebonden. Dat principe helpt ons bovendien om doelen, activiteiten, resultaat en bereik onderling te vergelijken.

Opbrengst evalueren

Wie van Skanfonds een projectbijdrage krijgt,
legt daarover na afloop financiële verantwoording af. We willen toetsen of er gedaan is wat was afgesproken. Als het toegekende bedrag hoger is dan ™€ 50.000, is er een verklaring van de accountant nodig.

Financieel
verantwoorden

Als besloten is een bedrag toe te kennen, krijgt de aanvrager een toekenningsbrief. Skanfonds krijgt ook aanvragen voor projecten die meerdere jaren duren. In die gevallen kunnen we de intentie uitspreken om meerdere jaren bij te dragen. Daarbij toetsen we dan wel elk jaar de voortgang (inhoudelijk en financieel) voordat we overgaan tot betaling.

Geld krijgen

Is de beoordeling van de adviseur positief, dan stelt hij een aanbeveling op om het project te ondersteunen. Bij bedragen vanaf € 10.001 kijken leden van de adviescommissie mee en adviseren zij de directie. De directeur beslist. Als het aangevraagde bedrag hoger is dan € 50.001, beslist het bestuur. Hoe hoger de bijdrage, hoe meer ogen meekijken in de besluitvorming.

Formeel besluit

De adviseur beoordeelt de aanvraag op een aantal elementen. Is de aanvraag relevant en passend bij onze missie? Geloven wij in de haalbaarheid, kwaliteit en duurzaamheid van het project? Is de aanvrager de aangewezen organisatie om het plan uit te voeren? En ziet Skanfonds een financiële noodzaak om bij te dragen? Als er een toelichting of meer informatie nodig is, neemt de adviseur daarvoor contact op met de aanvrager.

Beoordeling van de aanvraag

Binnen enkele weken krijgt de aanvrager bericht of we de aanvraag in behandeling kunnen nemen. Bij die beoordeling let Skanfonds op criteria voor uitsluiting. Zo financieren we geen projecten die al zijn begonnen. Ook geven we geen geld aan politiek getinte projecten en aan activiteiten van een enkele dag. Die criteria voor uitsluiting staan op onze website.

Door de eerste check

Een aanvraag indienen bij Skanfonds kan per post en online. De aanvraag moet worden voorzien van een aantal documenten. Hier vragen we om:

• een helder projectplan
• gewaarmerkte statuten
• recent uittreksel van de Kamer van Koophandel
• de volledige jaarrekeningen van de afgelopen
twee jaar
• een exploitatiebegroting
• een inhoudelijk jaarverslag

Aanvraag indienen

Skanfonds helpt aanvragers om vooraf te toetsen of hun project kans maakt bij Skanfonds. Daarvoor kunnen aanvragers online een quickscan doen. Ook staan de richtlijnen op de website. Die helpen hen eveneens bepalen of hun aanvraag goed past bij ons fonds.

Quickscan doen

Belangrijkste taak van Skanfonds
is om zorgvuldig het beschikbare geld te verdelen. Daarom werken we met procedures om de aan-vragen te beoordelen en af te handelen. Deze procedures
zijn vastgelegd in een speciaal handboek. Hoe verloopt dat
proces van indienen tot
evalueren?

8
Opbrengst evalueren

8
Opbrengst evalueren

7
Financieel
verant-woorden

7
Financieel
verant-woorden

6
Geld
krijgen

6
Geld
krijgen

5
Formeel
besluit

5
Formeel
besluit

4
Beoordeling van aan-
vraag

4
Beoordeling van aan-
vraag

Klachten-
procedure

Klachten-
procedure

3b
Bezwaar
maken

3b
Bezwaar
maken

3a
Afwijzing
krijgen

3a
Afwijzing
krijgen

3
Door de eerste check

3
Door de eerste check

2
Aanvraag indienen

2
Aanvraag indienen

1
Quickscan
doen

1
Quickscan
doen

Van indienen tot evalueren

Beleid en strategie

Samenwerken en communicatie

Technology by MagStream Real Time Publishing